近日，枣庄市人民政府印发了《枣庄市城市建设档案管理办法》，为了便于公众知晓、理解政策相关内容，推动政策落地见效，现邀请档案专业研究馆员（三级）、山东省档案协会理事、枣庄市有突出贡献的中青年专家钟家勇就有关内容进行解读。
钟家勇：近日，《枣庄市城市建设档案管理办法》（以下简称《办法》）经枣庄市政府第66次常务会议审议通过，将于2026年3月1日起正式施行。作为规范枣庄市城市建设档案（以下简称“城建档案”）管理的基础性文件，《办法》紧扣国家城建档案数字化转型、一体化管理的发展导向，结合枣庄城市建设实际，进一步明确了城建档案管理的责任体系、操作规范、信息化路径和保障措施，为新时代枣庄城建档案工作提质增效、赋能城市治理现代化提供了坚实法治支撑。
一、立足时代需求，锚定城建档案管理核心定位
城建档案作为城市规划、建设、管理活动的原始记录，是城市历史文脉的载体，更是城市精细化治理、可持续发展的重要数据支撑。近年来，随着新型城镇化深入推进、城市更新提速升级，以及数字化技术在城建领域的广泛应用，传统档案管理模式面临数据碎片化、利用效率低、安全保障弱等痛点。此次《办法》的出台，既是对《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等上位法的细化落实，也是对枣庄市城建档案管理实践经验的系统总结，更精准对接了当前城市建设对档案资源一体化、利用便捷化、管理规范化的迫切需求。
《办法》开篇即明确城建档案管理“统一领导、分级管理、统一标准、集中保管、信息共享和便于利用”的核心原则，将城建档案事业纳入城市建设发展规划和财政预算，从顶层设计上保障了档案工作与城市发展同频共振。这一定位既契合住房和城乡建设部提出的“推进城建档案信息资源一体化建设”要求，也为枣庄市破解跨部门、跨区域档案协同管理难题奠定了制度基础。
二、聚焦关键环节，构建全流程规范化管理体系
《办法》围绕城建档案“形成—收集—整理—移交—保管—利用”全生命周期，构建了闭环管理机制，重点破解了以往管理中的责任模糊、标准不一、移交滞后等问题。
（一）明确责任链条，压实各方主体义务
《办法》首次清晰界定了建设单位、勘察设计施工监理单位、总承包单位的档案管理责任，确立了“建设单位负总责、各参建单位协同配合”的责任体系。明确建设单位需将档案管理纳入合同管理、工程监理和施工全过程，督促各参建单位同步完成档案归集；实行总承包管理的项目，由总承包单位统筹分包单位档案整理移交，从源头确保档案形成的完整性、准确性。同时，对停建、缓建工程档案保管，以及被撤销建设单位档案移交作出明确规定，杜绝档案遗失、损毁等情况发生。
（二）细化归档标准，筑牢档案质量根基
档案质量是其利用价值的前提。《办法》对建设工程档案编制提出六项明确要求，涵盖内容完整性、载体真实性、格式规范性等核心维度，尤其强调隐蔽工程档案需附重要部位声像资料、管线工程档案需含实测数据文件，这一规定精准对接了城市地下管线、人防工程等隐蔽设施管理的现实需求，为后续设施维护、应急处置提供了精准数据支撑。此外，《办法》明确档案资料以原件移交为原则，复制件需标注原件保存处并加盖印章，确保档案的原始凭证效力，从制度上防范档案造假、信息失真问题。
（三）优化移交流程，提升管理服务效能
针对以往建设工程档案移交不及时、验收与备案脱节等问题，《办法》作出创新性调整：一是实行分阶段移交制度，对建设周期长、规模大的项目允许分阶段验收移交，减轻企业一次性移交压力；二是推行验收告知承诺制，建设单位签署书面承诺后可先行办理移交凭证，兼顾了管理规范性与企业办事效率；三是明确移交时限，要求建设单位在竣工验收备案前移交核心档案，备案后3个月内补齐后续文件，倒逼档案移交提速。这些举措与枣庄市推行的“全程网办+电子证照”“一次性告知”等流程创新理念相通，彰显了枣庄市优化营商环境、为企业降本增效的导向。
三、拥抱数字转型，激活档案资源信息化价值
数字化是城建档案管理现代化的核心路径。《办法》紧跟全国城建档案数字化转型浪潮，将信息化建设贯穿始终，既吸收了济南、德州、青岛、等地的先进实践经验，又结合枣庄实际作出差异化规定，凸显前瞻性与可操作性。
（一）构建“双套制+单套制”并行的电子档案管理模式
《办法》明确区分数字化扫描电子文件与原生电子文件的移交要求：扫描文件实行纸质、电子双套制移交，原生电子档案及建筑信息模型（BIM）需一并移交；对加盖合法电子签章、符合归档要求的电子文件（竣工图除外），可免于移交纸质档案。这一规定既稳妥推进了电子档案单套制试点，又兼顾了当前档案利用的实际需求，与枣庄市“工程建设项目全生命周期数字化归档”试点的核心思路一致，能够有效降低企业档案整理成本、缓解档案馆库房存储压力。尤其将BIM模型纳入移交范围，契合了智能建造发展趋势，为后续基于BIM的城市精细化管理提供了数据支撑。
（二）规划一体化信息平台建设，打通数据共享壁垒
《办法》提出逐步建立建设工程电子档案在线接收系统，实现与项目审批、施工图审查等业务系统的互联互通和数据共享，同时要求对档案信息进行本地和异地备份，通过打破部门数据壁垒，推动城建档案从“分散存储”向“集中共享”转变，从“被动查询”向“主动赋能”升级，未来可实现跨部门、跨区域档案异地咨询、跨馆查档，大幅提升档案利用效率。
（三）强化数据安全保障，筑牢档案信息化底线
信息化时代，档案安全是重中之重。《办法》要求城建档案管理机构配置符合标准的库房设施，建立健全安全保护制度，同时对电子档案数据保存状态进行全流程管控，通过技术手段实现电子档案实时监测、预警、修复，为档案数据长期安全存储提供了保障，破解了电子档案易篡改、易丢失的痛点。
四、健全保障机制，强化制度落地执行效能
《办法》通过健全激励约束机制、明确监管责任，确保各项规定落地见效。
在监管层面，《办法》明确住房和城乡建设主管部门的监督管理职责，将城建档案管理信用信息纳入相关信用平台，实行守信激励、失信惩戒，同时对未按规定移交档案的建设单位，设定1万元至10万元的罚款，形成有力制度约束。这一举措与枣庄市“建立动态清单台账、督促档案应归尽归”的监管创新思路相呼应，能够有效破解以往档案管理“软约束”问题。
在激励层面，《办法》对档案工作成绩显著、捐献珍贵档案、制止违法行为等情形给予通报表扬，鼓励社会力量参与城建档案保护利用，营造良好工作氛围。同时，明确档案整理、数字化处理等经费列入工程造价，为档案工作开展提供了资金保障，解决了以往经费不足导致的工作滞后问题。
五、践行实践导向，助力枣庄城市治理现代化
《办法》的施行，对枣庄市具有多重现实意义。从城市治理维度，规范化的城建档案管理能够为城市更新、地下管线排查、防洪抗震应急处置等工作提供精准数据支撑，提升城市治理科学化、精细化水平；从历史传承维度，集中保管的城建档案能够完整留存枣庄城市发展轨迹，守护城市历史文脉；从营商环境维度，简化移交流程、推行告知承诺制、降低企业档案管理成本，能够进一步优化枣庄市工程建设领域营商环境，激发市场主体活力。
展望未来，《办法》落地实施还需重点做好三方面工作：一是强化宣传培训，让各建设单位、参建主体准确掌握档案管理标准和流程，提升全员档案意识；二是加快信息化平台建设，推动与政务服务、国土规划、数字城管等系统的数据对接，尽早实现档案在线接收、跨部门共享；三是总结推广经验，可借鉴天津“单套制”试点、德州一体化平台建设的成功做法，结合枣庄实际探索特色路径，逐步实现城建档案从“管得住”向“用得好”转变，真正让档案资源成为枣庄城市高质量发展的“智慧宝库”。